Jak wdrożyć RODO w firmie?

Ochrona danych osobowych jest w ostatnich latach bardzo często podnoszoną kwestią na różnych publicznych kworach czy podczas prywatnych rozmów. Mnogość swoich personaliów, które podajemy w dla różnych instytucji, w portalach społecznościowych czy wielu innych miejscach powoduje pytanie, jak następnie są one pożytkowane. Chcąc zapanować nad tym wszystkim rządzący wprowadzają różne regulacje prawne.

Wdrożenie RODO i jego etapy

wdrożenia rodoJednym z takich przykładów jest RODO, akt prawa unijnego, który obowiązuje w całej Unii Europejskiej od maja 2018 roku. Jego celem jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych we wszystkich państwach członkowskich. Zmusiło to wiele przedsiębiorstw do wdrożenia RODO w prowadzeniu swojej działalności. Można powiedzieć, że tai proces składa się z siedmiu kroków, które są niezbędne do przestrzegania unijnego prawa. Pierwszym z nich jest audyt bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, który wykryje braki i niezgodności w systemie. Następnie należy wykonać analizę ryzyka, w której to administrator podejmuje decyzję jakie środki będą odpowiednie żeby personalia nie były zagrożone. Trzecim krokiem jest opracowanie dokumentacji, w tym klauzule zgód, także tych marketingowych. Później należy wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych, który ma wiedzę prawną i praktykę w tej dziedzinie oraz potrafi sobie poradzić z wyznaczonymi zadaniami. Kolejnym ważnym krokiem jest dostosowanie obowiązujących umów do wytycznych ustawy RODO, tak aby spełniały jej rekomendacje. Następnie trzeba zadbać o przejrzystość komunikacji, a więc informować o obowiązkach i żądaniach dotyczących danych osobowych. Ostatnim krokiem jest przygotowanie upoważnień dotyczących przetwarzania personaliów. Można to zrobić w formie pisemnej choć nie jest to konieczne.

Ta cała procedura na pewno nie jest prosta, ale z uwagi na obowiązujące prawo bezwzględnie konieczna. Jeśli nie jesteśmy w stanie samemu wdrożyć RODO możemy polecić to firmie zewnętrznej, która zajmie się tym i udzieli niezbędnych rad. Warto o to zadbać bo inaczej przedsiębiorcy mogą zostać ukarani, także finansowo.